Algemene Voorwaarden

Door deel te nemen aan de evenementen van ChudartZ Collectibles erkent u, zowel als bezoeker of als standhouder, dat u de disclaimer, de algemene voorwaarden, het huisreglement en het Privacybeleid hebt gelezen, begrepen en akkoord bent met de inhoud ervan. Deze documenten kunnen zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd. Het is de verantwoordelijkheid van de deelnemer om eventuele wijzigingen regelmatig te controleren. Wijzigingen met impact zullen wel op voorhand kenbaar gemaakt worden.

1. Inschrijving en deelname

Deelname aan het evenement, in eender welke hoedanigheid (zoals standhouder, bezoeker, helper, deelnemer of medewerker), is pas geldig na succesvolle inschrijving en volledige betaling van het eventuele inschrijfgeld.
Door zich in te schrijven verklaart de deelnemer naar eer en geweten dat alle verstrekte informatie juist en volledig is. De deelnemer accepteert alle verantwoordelijkheden die voortvloeien uit deelname aan het evenement, inclusief het naleven van de regels en het nemen van de nodige voorzorgsmaatregelen.
Inschrijvingen zijn steeds persoonsgebonden, ook wanneer deze op naam van een bedrijf of organisatie gebeuren, en kunnen niet worden overgedragen aan derden zonder voorafgaande, uitdrukkelijke toestemming van de organisatie. Het doorverkopen of overdragen van standplaatsen, toegangstickets of andere vormen van deelname is niet toegestaan. Bij overtreding behoudt de organisatie zich het recht voor de toegang tot het evenement te weigeren.
De inschrijvingsdeadline wordt strikt nageleefd.

2. Annulerings- en terugbetalingsbeleid

Deze annuleringsvoorwaarden zijn van toepassing op zowel standhouders, bezoekers, ticketkopers, workshopdeelnemers, begeleiders en andere betrokkenen, die een standplaats en/of toegangsticket hebben aangekocht, evenals op alle andere vormen van deelname aan het evenement.
Om het evenement op een kwalitatieve, goed georganiseerde en evenwichtige manier te laten verlopen, hanteren wij het volgende annuleringsbeleid. Dit houdt rekening met de verschillende fasen in onze voorbereiding en de impact van annulaties op de totale organisatie.

Belangrijk: Per gereserveerde tafel wordt een vaste, niet-terugbetaalbare reservatie- en administratiekost van € 12,50 aangerekend. Deze kost omvat de administratieve verwerking van de reservatie en de logistieke voorziening van de tafel, de eventuele voorziene stoelen en het elektriciteitspunt. Deze kost wordt in geen enkel geval terugbetaald, ongeacht het tijdstip of de reden van annulering, en wordt steeds in mindering gebracht van eventuele terugbetalingen overeenkomstig het annuleringsbeleid.

Meer dan 45 dagen voor aanvang van het event
Bij annulering meer dan 45 dagen voor het event wordt 100% van het betaalde bedrag terugbetaald, met uitzondering van de vaste, niet-terugbetaalbare reservatie- en administratiekost van € 12,50 per tafel.

Hoewel we in deze fase doorgaans nog een vervanger kunnen vinden, brengt elke reservatie vanaf het moment van inschrijving administratieve en logistieke kosten met zich mee. Daarom blijft de vaste, niet-terugbetaalbare reservatie- en administratiekost van € 12,50 per tafel steeds verschuldigd.
Tussen 45 en 30 dagen voor aanvang van het evenement
Bij annulering in deze periode wordt 75% van het betaalde bedrag terugbetaald, met uitzondering van de vaste, niet-terugbetaalbare reservatie- en administratiekost van € 12,50 per tafel.

Vanaf 45 dagen voor het event zijn een groot deel van de praktische en logistieke voorbereidingen reeds opgestart: indeling van de zaal, eventuele communicatie naar deelnemers en bezoekers, opmaak van promotiemateriaal, layout van het zaalplan, enzovoort. Annulaties brengen hier al extra werk, kosten en herplanning met zich mee.
Tussen 30 en 15 dagen voor aanvang
Bij annulering in deze periode wordt 50% van het betaalde bedrag terugbetaald, met uitzondering van de vaste, niet-terugbetaalbare reservatie- en administratiekost van € 12,50 per tafel.

Op dit moment zijn de meeste kosten (zoals drukwerk, reservaties, communicatie) definitief vastgelegd. Ook wordt het aanzienlijk moeilijker om nog een geschikte vervanger te vinden, aangezien de agenda's van kandidaten op de wachtlijst vaak al gevuld zijn.
Binnen de 15 dagen voor het event
Er is geen terugbetaling mogelijk.

Annulaties in deze laatste fase hebben een directe impact op de kwaliteit en uitstraling van het event. Lege plaatsen in de zaal vallen op voor bezoekers, verstoren het evenwicht tussen deelnemers en kunnen afbreuk doen aan de professionele uitstraling van het geheel. Op korte termijn is het bovendien nagenoeg onmogelijk om nog vervangers te vinden of wijzigingen te communiceren.

Uitzondering bij overmacht

Uiteraard houden wij rekening met situaties van overmacht, zoals ernstige ziekte, een ongeval of het overlijden van een familielid. In dergelijke gevallen vragen wij u ons zo snel mogelijk op de hoogte te brengen, zodat we samen naar een gepaste oplossing kunnen zoeken.

Opgelet: Ook in geval van overmacht blijft de vaste, niet-terugbetaalbare reservatie- en administratiekost van € 12,50 per tafel (inclusief stoelen en elektriciteitspunt) verschuldigd en wordt deze niet terugbetaald.

3. Regels en gedragscode

Wij verzoeken alle deelnemers zich te gedragen en respectvol om te gaan met mededeelnemers en de omgeving. Het is belangrijk dat iedereen zich houdt aan de geldende huisregels om een veilige en plezierige sfeer te waarborgen. Overtreding van deze regels kan leiden tot passende maatregelen, zoals verwijdering van het evenement.
De organisatie behoudt zich het recht voor om deelnemers die zich niet aan de regels houden, uit te sluiten van verdere deelname aan het event of andere evenementen ingericht door de organisator.

4. Gebruik van materiaal

Schade aan de locatie of apparatuur door een deelnemer zal op kosten van de deelnemer worden hersteld.

5. Verantwoordelijkheid, verzekering, aansprakelijkheid en rechtsbijstand

De organisatie is niet verantwoordelijk voor verlies, diefstal, of schade aan persoonlijke eigendommen van deelnemers (bezoekers, standhouders).
Het is de verantwoordelijkheid van standhouders en bezoekers om zelf de nodige voorzorgsmaatregelen te treffen ter bescherming van hun goederen tegen diefstal, beschadiging of andere vormen van verlies. De organisatie kan hiervoor nooit aansprakelijk worden gesteld.
Deelname of een bezoek aan een event is geheel op eigen risico. De organisatie is niet aansprakelijk voor eventuele verwondingen of ongevallen, tenzij deze direct te wijten is aan opzet of grove nalatigheid van de organisator. Deelnemers kunnen mogelijk een beroep doen op hun eigen verzekering, zoals een aansprakelijkheids- of ongevallenverzekering, voor dekking van schade die zij hebben veroorzaakt of opgelopen.
De organisatie is enkel aansprakelijk voor gebeurtenissen (die te wijten zijn aan opzet of grove nalatigheid van de organisator) tijdens het evenement zelf, maar nooit voor incidenten onderweg naar of terug van het evenement.
Deelnemers dienen zich bewust te zijn van hun eigen fysieke en mentale gesteldheid en verantwoordelijk te handelen.
De organisatie behoudt zich het recht voor om het event, de dagindeling of andere aspecten van het evenement te wijzigen indien noodzakelijk, met of zonder voorafgaande kennisgeving, afhankelijk van externe factoren waarover de organisatie geen volledige controle heeft.
In geval van overmacht (bijvoorbeeld pandemieën, natuurgeweld) kan het evenement worden uitgesteld of geannuleerd zonder restitutie van inschrijfgeld.

6. Transacties en aankopen

6.1 Verkoop en ruil

Deelname aan het evenement kan transacties omvatten, zoals de verkoop, aankoop of ruil van goederen. Deelnemers zijn verantwoordelijk voor hun eigen transacties en moeten ervoor zorgen dat ze voldoen aan alle toepasselijke wet- en regelgeving.

Bij transacties waarvan de waarde naar het oordeel van de verkoper of de organisatie niet als een normale dagelijkse aankoop voor een minderjarige kan worden beschouwd, dient de minderjarige te worden begeleid door een ouder, voogd of andere verantwoordelijke volwassene.

6.2 Aankopen

Voor aankopen van goederen door bezoekers geldt dat alle transacties en betalingsvoorwaarden direct tussen de koper en de verkoper worden geregeld. De organisatie is niet aansprakelijk voor geschillen of problemen die voortvloeien uit dergelijke transacties.

6.3 Ruilvoorwaarden met ChudartZ Collectibles

ChudartZ Collectibles biedt bezoekers de mogelijkheid om hun eigen collecties of items te ruilen of te verkopen tegen 70% van de actuele marktprijs aan ChudartZ Collectibles, op voorwaarde dat de goederen in goede staat verkeren en voldoen aan de voorwaarden en omschrijving zoals aangegeven door de verkoper bij de aankoop of ruil.

6.4 Retouren en klachten

Retouren of klachten over aangekochte goederen dienen te worden behandeld volgens de voorwaarden van de betreffende verkoper. De organisatie van het evenement is niet verantwoordelijk voor retouren, ruilen of klachten, indien zij zelf geen betrokken partij zijn in de transactie.

6.5 Wettelijke en fiscale verantwoordelijkheid van de deelnemer

Elke deelnemer is uitsluitend en volledig verantwoordelijk voor de naleving van alle toepasselijke wettelijke en fiscale verplichtingen die voortvloeien uit zijn of haar verkoopactiviteiten op het evenement. Dit omvat onder meer, maar is niet beperkt tot, verplichtingen inzake belastingen, btw, ondernemings- of btw-nummer, vergunningen en andere wettelijke formaliteiten.

ChudartZ Collectibles treedt uitsluitend op als organisator van het evenement en kan op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld voor eventuele inbreuken of nalatigheden van deelnemers.

Door zich in te schrijven verklaart de deelnemer dat de aangeboden goederen en de wijze van verkoop conform zijn met de geldende Belgische en Europese wetgeving.

De organisator behoudt zich het recht voor om deelnemers die naar haar oordeel commerciële activiteiten uitoefenen zonder de vereiste wettelijke formaliteiten, of die goederen aanbieden die strijdig zijn met de wetgeving of het huisreglement, de toegang tot het evenement te weigeren of hen van het evenement te verwijderen zonder recht op enige terugbetaling.

7. Privacy en gebruik van beeldmateriaal

Door deel te nemen aan een evenement en/of het betreden van een evenement gaat u akkoord met het feit dat u gefotografeerd of gefilmd kunt worden en dat deze beelden gebruikt kunnen worden voor promotionele doeleinden zonder enige compensatie.
Persoonlijke gegevens die tijdens de inschrijving worden verzameld, worden uitsluitend gebruikt voor de organisatie van het evenement en niet gedeeld met derden, behoudens uitzonderingen zoals in het privacybeleid meegedeeld.

8. Disputen

Eventuele geschillen die voortkomen uit de deelname aan het event kunnen worden voorgelegd aan de organisatie, die desgevallend zal doorverwijzen naar de bevoegde instanties.

9. Wijzigingen en aanpassingen

De organisatie behoudt zich het recht voor om deze algemene voorwaarden op elk moment te wijzigen. Eventuele wijzigingen kunnen voorafgaand aan een event worden gecommuniceerd.

10. Acceptatie van de voorwaarden

Door deel te nemen aan het evenement, accepteert de deelnemer automatisch de bovenstaande algemene voorwaarden.